TVH adopte la facturation électronique pour stimuler sa croissance mondiale

Renforcer la conformité avec Axway

Fondée en 1969 et basée à Waregem, en Belgique, TVH fournit des produits et des services destinés à assurer le bon fonctionnement des équipements industriels tels que les chariots élévateurs, les véhicules industriels, les engins de construction et les machines agricoles. Véritable entreprise mondiale, TVH opère à partir de 81 sites répartis dans le monde entier. Avec plus de 88 000 clients actifs dans 182 pays, l’entreprise traite environ 20 000 commandes par jour.

Xavier Van Hoorebeke, Product Owner Finance chez TVH, explique : « Notre mission consiste à fournir des pièces et des services qui permettent à nos clients de mener à bien leur activité et de se développer. Ces dernières années, nous avons connu une croissance importante en attirant des clients B2B sur les marchés mondiaux, notamment par le biais de notre canal de commerce électronique très prisé. »

Rationaliser les méthodes d’une entreprise en forte croissance

En raison d’un important volume d’affaires et d’une clientèle internationale variée, TVH place l’efficacité opérationnelle et la conformité réglementaire au coeur de ses priorités. Par le passé, l’entreprise s’appuyait fortement sur des processus manuels, sur papier, pour la comptabilité fournisseurs et clients. Au fur et à mesure que ses activités se sont développées, l’entreprise s’est rendu compte que cette approche n’était plus viable.

« Plus nous nous développions à l’échelle internationale et gagnions de nouveaux clients, plus nos anciens processus posaient des difficultés à nos équipes comptables », explique M. Van Hoorebeke. « Nous souhaitions trouver un moyen de développer nos capacités de traitement des factures sans augmenter nos effectifs. »

Faire le premier pas vers la facturation électronique

TVH a décidé de faire le premier pas vers la dématérialisation, en remplaçant ses processus de facturation et d’archivage des factures sur papier par un référentiel numérique sécurisé. Par la suite, l’entreprise a évolué de la facturation manuelle vers des flux automatisés de facturation électronique, en intégrant ses systèmes ERP et de commerce électronique à Axway eInvoicing, une solution faisant partie de la plateforme Axway B2B Integration, permettant ainsi l’envoi de factures PDF signées électroniquement à ses clients.

« Notre tout premier engagement avec AdValvas, qui fait désormais partie d’Axway, remonte à 2009. Cela a été une étape clé pour lancer notre transformation en matière de facturation électronique », déclare M. Van Hoorebeke. « Le passage des factures papier aux PDF signés a considérablement augmenté notre efficacité opérationnelle. Par la suite, lorsque les pays d’Europe et du monde entier ont commencé à mettre en oeuvre des réglementations autour de la facturation électronique B2G (Business-to-Government) et des contrôles transactionnels continus (CTC) en imposant des mandats de facturation électronique B2B, nous avons compris que nous devions faire évoluer notre approche pour répondre aux nouvelles exigences. »

S’appuyer sur un partenariat qui a fait ses preuves

Les gouvernements luttent contre les écarts de TVA et considèrent le contrôle transactionnel continu comme une réponse très efficace à la lutte contre la fraude. M. Van Hoorebeke ajoute : « Le passage à la facturation 100 % numérique offre également des avantages significatifs pour TVH, tels que la réduction du travail manuel pour nos équipes comptables et la diminution de l’exposition aux risques réglementaires. Grâce à la facturation numérique, nous pouvons désormais dire que les mandats de facturation ne font pas obstacle à l’automatisation, mais contribuent au contraire à rendre nos processus plus efficaces. »

TVH a décidé de s’appuyer sur son partenariat avec Axway pour répondre aux nouvelles exigences en matière de CTC. Axway eInvoicing a permis à l’entreprise de gérer ses processus de facturation dans le cloud conformément aux normes locales en vigueur dans les différents pays dans lesquels elle opère.

Une solution, plusieurs normes !

Grâce à Axway eInvoicing, TVH est en mesure de répondre aux exigences réglementaires en matière de facturation électronique pour l’ensemble de ses activités internationales. « Le principal avantage d’Axway eInvoicing, c’est que nous disposons d’un canal unique et facile à gérer pour les factures électroniques », explique M. Van Hoorebeke. « Axway répond directement aux exigences en matière de facturation électronique des différents pays à travers le monde. L’approche utilisée pour intégrer les pays où nous opérons est standardisée, efficace et éprouvée, ce qui nous assure une tranquillité d’esprit. »

Réduire les coûts et la complexité

Dans les pays de l’Union européenne, PEPPOL est devenu le réseau prédominant en matière de facturation. M. Van Hoorebeke explique : « PEPPOL est une norme commune en Europe, mais ce réseau est également adopté par d’autres régions, notamment l’Asie-Pacifique. Aux États-Unis, la même norme est désormais disponible auprès de la Digital Business Networks Alliance (DBNA). Cependant, de nombreux pays tels que l’Italie, la Roumanie et la Pologne ont besoin de plateformes CTC sur mesure. Grâce à Axway eInvoicing, nous nous évitons d’avoir à mettre au point des solution ponctuelles répondant aux exigences spécifiques à chaque pays, ce qui serait très complexe. Au lieu de cela, Axway transforme nos données de facturation dans le format requis, minimisant ainsi les coûts et les risques pour notre entreprise. »

Focus sur la croissance des entreprises

Grâce à son partenariat avec Axway, TVH a pu garantir sa conformité réglementaire, optimiser ses opérations et stimuler sa croissance à l’échelle mondiale.

« Au cours des 15 dernières années, la facturation est devenue de plus en plus complexe », conclut M. Van Hoorebeke. « L’époque où il suffisait d’imprimer, d’envoyer et d’archiver les factures sur papier est révolue. Aujourd’hui, nos activités internationales nous obligent à tenir compte d’un large éventail de normes en matière de facturation électronique, qui ne cessent d’évoluer. Grâce à notre partenariat avec Axway, nous n’avons pas à nous soucier des risques de conformité. Axway eInvoicing gère la complexité pour nous. »

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