Facturation électronique pour AVA
AVA est une entreprise internationale de fabrication et de vente qui emploie plus de 500 personnes. L'entreprise propose plus de 15 000 produits différents (produits de table en papier et beaucoup d'autres) dans 50 boutiques en ligne spécialisées et magasins de détail en Belgique et au Luxembourg. Plus de 5 000 clients professionnels (principalement, des restaurateurs) s'approvisionnent par l'intermédiaire du canal de vente AVA Pro. AVA exporte également vers sept pays, ce qui représente 50 % de sa production.
La facturation électronique prenant moins de temps que le traitement manuel et garantissant un travail irréprochable, AVA a décidé de mettre en oeuvre un projet stratégique de facturation électronique.
Pour cette stratégie de facturation électronique, AVA devait prendre deux décisions importantes : quelle norme appliquer et comment mettre en place des échanges sécurisés et évolutifs avec ses partenaires commerciaux.
Factures électroniques UBL : la nouvelle norme
Les factures électroniques lisibles par machine créent des opportunités d'automatisation dans les flux de travail comptables d'AVA et de ses partenaires commerciaux. Les documents UBL conformes à la norme européenne de facturation électronique EN-61931 ont gagné en popularité auprès des fournisseurs et des acheteurs. En outre, l'UE impose l'utilisation de la norme EN-16931 pour les marchés publics, également connue sous le nom de mandat de facturation électronique entre les entreprises et les administrations (B2G, Business-To-Government). Pour AVA, c'est ce qui a déclenché le début de son parcours numérique. UBL est non seulement le format de facture exigé par ses nombreux clients gouvernementaux, mais aussi le format préféré des PME clientes et de leurs comptables.
De plus, la norme UBL est acceptée au niveau international, pour une stratégie numérique transfrontalière de bout en bout.
Échange de documents via Peppol
Peppol est un réseau de transmission électronique sécurisé, avec une livraison et une sécurité garanties de part sa conception. En s'inscrivant au réseau Peppol en tant que destinataire, AVA a créé une boîte aux lettres électronique dédiée accessible aux fournisseurs connectés au réseau. De même, en utilisant la même connexion, AVA peut savoir lesquels de ses clients sont enregistrés sur le réseau Peppol et prêts à accepter des documents.
Le projet
En 2019, AVA a choisi AdValvas Europe, qui fait désormais partie d'Axway, comme prestataire de services de facturation électronique. En tant que point d'accès Peppol certifié et éditeur d'annuaire Peppol, Axway eInvoicing sert de gateway vers les réseaux d'échange numérique d'AVA et permet à AVA de se conformer à l'obligation de facturation électronique B2G. Les factures de vente AVA sont générées à partir de l'application Tilroy POS. Les données de la facture sont traitées dans un format sur mesure et converties à la volée par Axway eInvoicing dans la version UBL spécifique acceptée par le client.
Les factures d'achat reçues via Peppol sont transférées depuis la gateway Axway eInvoicing vers la plateforme comptable AVA, qui prenait déjà en charge le format UBL standard.
Les factures de vente et d'achat sont conservées en toute sécurité dans les archives numériques d'Axway eInvoicing.
Stratégie axée sur le format UBL
Plus il y a de clients enregistrés sur le réseau Peppol et plus il y a de fournisseurs qui prennent en charge Peppol, plus le nombre de factures qu'AVA peut convertir en facturation électronique est élevé. Toutefois, il ne suffit pas de figurer dans les « pages jaunes » de Peppol.
AVA met activement en avant UBL comme son format de facture privilégié. L'entreprise utilise les services intégrés d'Axway eInvoicing pour vérifier la présence au sein de Peppol de ses fournisseurs et clients. Les résultats des correspondances avec les nouveaux clients sont régulièrement chargés dans le back-office CRM. Pour l'intégration des fournisseurs, Axway s'associe au projet belge DigiCrowd. Par l'intermédiaire de leurs comptables, les PME ont délégué l'activation des fournisseurs Peppol à DigiCrowd.
Adopter la facturation électronique
AVA a compris que la facturation électronique était aujourd'hui devenue incontournable. La norme européenne a déjà été largement adoptée par de nombreuses applications fintech en Europe et au-delà. Appliquer cette norme alors que les volumes administratifs sont encore gérables s'avère judicieux. AVA peut optimiser progressivement ses processus à mesure que les volumes augmentent. L'entreprise est aujourd'hui prête pour un avenir numérisé et a une longueur d'avance sur ses concurrents.
À propos d'Axway eInvoicing
Faisant partie d'Axway B2B Integration Platform, Axway eInvoicing vous permet de gérer la facturation d'une manière globale, conforme aux normes et systématiquement à jour, quel que soit le pays. La solution offre des avantages en termes d'efficacité et de coûts aux entreprises du monde entier en rendant la facturation 100 % numérique.
Axway eInvoicing permet aux entreprises de se conformer à une liste évolutive d'exigences de facturation B2B et B2G dans le monde entier. Entièrement intégrée aux réglementations existantes en matière de facturation électronique, cette solution basée sur le Cloud offre une conformité continue et l'agilité nécessaire pour répondre aux diverses exigences nationales et légales en constante évolution, aujourd'hui et à l'avenir.
